Prowadzimy kompleksowe usługi w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-płacowych związanych z zatrudnianymi pracownikami i zleceniobiorcami. Klienci, dla których świadczymy usługi kadrowe zyskują czas i pewność, że sprawy kadrowe są w rękach profesjonalistów. Dbamy o komfort klienta na bieżąco uwzględniając zmiany w przepisach, dbając o bezpieczeństwo pracodawcy, zapewniając tajemnicę danych osobowych i finansowych w tym obszarze.

Usługi kadrowo – płacowe kierujemy zarówno do małych, średnich jak i większych korporacji zatrudniających setki pracowników.

W ramach usług kadrowo - płacowych oferujemy dostęp do portalu pracowniczego E-pracownik, poprzez który Państwa pracownicy będą mieli możliwość m.in  pobierania e-pasków płacowych, e-PIT-ów, a także rejestrowania nieobecności czy składania wniosków urlopowych.

Korzystanie z kompleksowej usługi kadrowo – płacowej niesie za sobą wiele korzyści m.in:

• obniżenie kosztów obsługi administracyjnej,

• utajnienie danych osobowych i wysokości zarobków zarówno kadry zarządzającej jak i pracowników,

• wyeliminowanie ryzyka rozpowszechniania danych wewnątrz firmy (płacowych itp.),

• wsparcie naszych specjalistów w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków od osób fizycznych,

• odpowiadamy za poprawność przygotowywanej dokumentacji kadrowej i płacowej,

• wspieramy Państwa w kontaktach z urzędami, w razie kontroli Państwowej Inspekcji pracy i ZUS reprezentujemy Państwa i udzielamy informacji kontrolującemu,

• w razie potrzeb komunikujemy się również z Państwa pracownikami,

W KPDA mamy ustalony system współpracy, który pozwala na prowadzenie usług dla naszych Klientów zgodnie z oczekiwaniami:

1. Analiza potrzeb – ankieta wypełniana przez Klienta ze wsparciem ze strony naszego konsultanta,

2. Ustalenie sposobu wymiany informacji i danych,

3. Przedstawienie oferty współpracy,

4. Ustalenie zakresu i czynności objętych umową oraz terminów dostarczania danych,

5. Podpisanie umowy – rozpoczęcie współpracy,

6. Opcjonalna migracja danych do systemu Enova i Comarch Optima,

7. Przeprowadzenie przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej Klienta i analiza dotychczasowej dokumentacji pod względem poprawności danych i rozliczeń, w tym audyt akt osobowych,

8. Bieżąca obsługa kadrowa i płacowa w zakresie zgodnym z umową.

Klienci mogą skorzystać z kompleksowej obsługi lub wybranych elementów z oferty w zależności od potrzeb klienta.

 

 

Kadry i płace

W ofercie KPDA wyróżniamy 3 najważniejsze obszary, którymi możemy się zająć: zarządzanie dokumentami, zarządzanie sprawami kadrowymi i naliczanie wynagrodzeń.

Zarządzanie dokumentami to:

• obsługa zgłoszeń pracowników do ZUS;

• analiza danych źródłowych do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz zobowiązań wobec PFRON;

• przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej przekazywanej do ZUS;

• utrzymanie dokumentacji personalnej pod kątem zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi;

• kontrola spójności posiadanej dokumentacji personalnej z naliczeniami płacowymi;

• przygotowanie wzorów umów;

• przygotowanie i korygowanie poprawności i wewnętrznych regulacji prawnych – regulaminów.

Zarządzanie sprawami kadrowymi:

• kompleksowe prowadzenie akt osobowych;

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,

• dokonywanie zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych personalnych pracowników i pracodawców;

• doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń;

• dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom i instytucjom;

• informowanie o zmianach przepisów prawa pracy;

• kontrola terminowości i kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie;

• kontrola terminów ważności oraz planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej;

• pomoc podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych;

• przechowywanie dokumentacji i danych kadrowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych i zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa;

• przygotowywanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych itp.

• rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP;

• rozliczanie godzin nadliczbowych i nocnych oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy;

• sporządzanie i ewidencja umów o pracę, świadectw pracy, aneksów, wypowiedzeń umów oraz warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy;

• sporządzanie i przekazywanie deklaracji i informacji miesięcznych oraz rocznych PFRON;

• sporządzanie raportów i zestawień kadrowych;

• stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych;

• ustalanie uprawnień, ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych oraz innych absencji i przerw w wykonywaniu pracy (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie i inne).

Naliczanie wynagrodzeń:

• naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania oraz z uwzględnieniem danych zmiennych dot. czasu pracy;

• budżetowanie i planowanie wynagrodzeń;

• dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON;

• naliczanie wynagrodzeń za zasiłku chorobowego i z tytułu innych świadczeń;

• opracowywanie i implementacja regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z telefonów lub samochodów służbowych, itp.;

• przechowywanie dokumentacji i danych płacowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych, zapewniających pełną poufność i zgodność z wymogami prawa;

• przeglądy poprawności naliczania wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji płacowej;

• przygotowywanie i przesyłanie danych finansowych i raportów dla księgowości oraz współpraca przy księgowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń;

• przygotowywanie sprawozdań i raportów GUS;

• sporządzanie pasków płacowych i raportów ZUS RMUA;

• reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami;

• sporządzanie i aktualizacja kart wynagrodzeń ,

• sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych zarówno rezydentów, jak i nierezydentów zgłoszonych do polskich lub zagranicznych systemów zabezpieczenia społecznego;

• sporządzanie i przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i korygujących ZUS;

• sporządzanie list płac, zbiorówek i zestawień list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń;

• sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11  oraz przesyłanie do urzędów i podatników;

• sporządzanie i przekazywanie informacji, deklaracji, korekt i wyjaśnień do urzędów skarbowych, ZUS i PFRON;

• sporządzanie poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów według określonego schematu i struktury kosztowej, dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta;

• współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi;

• wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach.